三、處理權責劃分及處理方式：
（一）綜合企劃組：
1.專責擔任本署辦理部長電子信箱作業聯絡窗口，負責收信、登錄
、分文、管制稽催、線上回復及結案歸檔（如有民眾回復不滿意
之信件亦同）。
2.內政部查考時，依查考項目提供相關書面資料備查。
3.來信內容以外文書寫者，依權責劃分原則由各單位先以中文陳核
，奉核後由各單位逕洽翻譯社於二小時內完成翻譯，並將譯稿送
專責人員檢核後，於下班前將中外文資料送交綜合企劃組辦理線
上回復。
（二）各單位：
1.於收到信件後應即轉交承辦人員辦理，如需改分其他單位或非本
署業務，應於收信時立即通知綜合企劃組辦理改分或退信作業；
如遇差假時，應由職務代理人代為處理，不得積壓延誤時效。
2.案情複雜或有交查需要，無法於期限內完成時，宜向民眾敘明初
步處理、交辦情形、後續查處結果復知方式，先行簽結；該類信
件之後續處理均應副知綜合企劃組。
3.回復信件時，應填具簽辦單（如附件一），使用指定格式及用語
，文字表達宜具體明確、親切、口語化、避免公文用語及指責語
氣，文末並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢。
4.遇民眾反映不滿意信件，應依限針對不滿意理由就法令規定及處
理方式，填報檢討情形，陳核後，交綜合企劃組辦理結案，如需
長期改進則辦理列管。
5.處理信件時，應確實依電腦處理個人資料保護法等相關規定辦理
，確保民眾隱私權益。
6.各單位對於社會關切或攸關民眾權益事項，應填具提陳表（如附
件二），並檢附相關 FAQ 或政令宣導資料，陳核後交由綜合企
劃組辦理。