內政部消防署檔案檢調作業要點

修正日期:91/05/01 檢視歷史法規
發布文號:消署秘字第0910100397號
一、內政部消防署 (以下簡稱本署) 為辦理檔案檢調作業,特訂定本要點
    。
二、本要點所稱檔案,係指已納入本署檔案室管理、存放之文件。
三、檔案借調以與承辦業務有關者為限,並應由業務承辦人填具調案單,
    親自或委由他人調案。
    借調非主辦業務之檔案,應經承辦單位主管同意後送請相關部門主管
    會章後,方可調閱。
四、填具調案單,應一案一單,由承辦人填寫年度、收發文號及檔號等資
    料並簽章後,逕持送檔案管理單位辦理調案事宜。
五、借調之檔案,經檔案管理單位彌封後交予調案人,調案人不得自行拆
    散、塗改、抽換、增損、併案,轉借、遺失。
六、檔案管理人員對於歸還之檔案資料應詳細檢查確認無誤後,始將調案
    單歸還調案人;調案人如有第五點所定情事時,應於調案紀錄上載明
    事由,並簽請議處,其調案單不予退還。
七、調案人離職時,所借調檔案應全部歸還後,檔案管理單位始得於其離
    職單蓋章證明。
    前項檔案係屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應依規定列
    為職務移交事項。
八、檔案借調之期間以十五日為限,屆期仍需繼續使用者,調案人應填具
    調案單辦理展期續借,續借次數最多不得超過三次。
    續借超過三次仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,重新辦理借調;
    檔案管理單位得視業務需要,催促調案人歸還。
九、借調檔案期限屆滿未辦理續借手續者,檔案管理單位應填具調案催還
    單,通知調案人歸還,經洽催三次仍不歸還者,徥簽報機關首長處理
    。
十、機密檔案應逐案彌封,並與一般檔案分開存放;借調機密檔案,應由
    調案人親至檔案室辦理手續,並由檔案管理人員當場拆除密件封套,
    並彌封文件後,再交予調案人;還卷時,由檔案管理人員當場清查無
    誤後裝 (彌) 袋,經調案人簽章,始完成程序。
十一、借調極機密以上等級之檔案者,應簽經機關首長核准;借調機密以
      下等級者,應經單位主管核准,其歸還方式,與一般公文同。借調
      日期每次以七日為限,展期續借準用第八點規定。
十二、因業務需要,需借調他機關主管業務檔案時,應由業務承辦單位自
      行發文洽借之。
十三、他機關借調本署檔案,應備函並載明法律依據、借調目的、日期及
      借調期限等資料,向本署提出借調請求,並經該案承辦單位簽經署
      長同意後,承辦單位始可辦理借調手續。
十四、本署檔案外借除法令有規定者,一律以影本為之,並由檔案管理單
      位於影本首頁註記「與正本無誤」字樣。
十五、檔案之借調、歸還等作業,均需透過本署公文電腦管理系統作業,
      所有借調紀錄應予保留,俟檔案銷毀或移轉後,始得銷毀之。
十六、置放於本署檔案室之公文檔案,得隨時供借調;置放他處之檔案,
      檔案管理人得依申請,於每週二、四上午前往置放處所檢取檔案。
      必要時,調案人得協助派車或陪同前往檢取檔案。
十七、調案人不得在檔案管理處所,擅自檢取或翻閱抄錄案卷。