內政部消防署公務紀錄蒐集作業規範

修正日期:99/12/07 檢視歷史法規
發布文號:消署祕字第0990100960號
一、目的:
    為完整蒐集內政部消防署(以下簡稱本署)發展歷程及業務成果相關
    資料,使各類型公務紀錄,能妥適保存與開放應用,避免有應歸檔之
    重要文件散佚。
二、公務紀錄定義:
    可參考「檔案」之定義如下:
(一)檔案法:
      第二條第二款「檔案:指各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字
      或非文字資料及其附件。」
(二)檔案法施行細則:
      第二條「本法第二條第二款所稱文字或非文字資料及其附件,指各
      機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件,包括各機
      關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片
      、電腦處理資料等,可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解
      之文書或物品。」
三、範圍:
(一)資料性質:蒐集本署辦公室內, 具下列性質且足供本署內、外部使
      用者,辦理歸檔:
      1.機關法定職能運作,可供業務參考或權責稽憑者。
      2.具保障個人、團體或政府機關法定權益者。
      3.具滿足民眾「知」的權利之資訊價值者。
      4.具學術研究參考者。
      5.具影響國家、地方發展及社會公益者。
      6.具保存歷史文化、典章制度或科技價值者。
(二)產生時間:自本署籌備處(民國八十三年)成立起迄今。
(三)類型:處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件,含文書
      、圖片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片、電腦處理資料,可供
      聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品等各類型公
      務紀錄。
四、蒐集方式:
    每季(每年一月、四月、七月、十月初)通報本署各單位檢視前述範
    圍有價值之公務紀錄資料,循文書處理流程,奉核後辦理歸檔。