內政部消防署檔案鑑定作業規定

修正日期:99/12/15 檢視歷史法規
發布文號:消署祕字第09901009912號
一、參考法令
(一)檔案保存價值鑑定規範。
(二)機關檔案保存年限及銷毀辦法。
(三)機關共通性檔案保存年限基準。
(四)國家檔案移轉辦法。
二、鑑定定義
    指依據檔案內容、形式屬性及應用需求,採用一定原則、標準、方式
    及方法,判定檔案保存價值,作為決定檔案保存年限及提供檔案銷毀
    、移轉及保存等清理決策參考之過程。
三、保存價值 
    檔案之保存價值係由檔案性質與特性、原有價值、行政價值、法律價
    值、稽憑價值、資訊價值、歷史價值或管理成本所決定,檔案保存價
    值之高低,影響檔案保存年限之長短;保存價值較高之檔案,應具有
    較長保存年限,反之,其保存年限相對較短。
四、檔案保存價值鑑定原則 
    辦理檔案保存價值鑑定時,應遵循下列原則:
(一)需求原則:衡量檔案應用需求之廣度、深度、特殊性及時效性。
(二)彈性原則:依檔案性質及應用需求,選擇適當之鑑定標準。
(三)客觀原則:避免擅斷及主觀。
(四)完整原則:遵循全宗原則,保持檔案完整性及來源特性。
(五)不受媒體拘泥原則:注重檔案內容價值,不因檔案媒體型式不同而
      有所差異。
(六)去蕪存菁原則:精選足以代表機關(構)組織沿革、政策及業務之
      檔案。但以不違背完整原則為限。
(七)參考案例原則:參考過去相關檔案鑑定之結果。
五、鑑定時機
    有下列情形之一時,應辦理檔案保存價值鑑定:
(一)修訂檔案保存年限區分表,認有必要者。 
(二)檔案銷毀、移轉或應用產生疑義或發生爭議者。 
(三)檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者。 
(四)檔案因天災或事故致毀損者。
(五)機關永久保存檔案移轉檔案中央主管機關前。
六、成立鑑定小組 
    有檔案鑑定時機所列情形之一時,檔案管理單位或人員應簽請核准後
    ,成立檔案鑑定小組。指派主持人,並由相關業務單位主管及檔案管
    理單位主管或人員組成。必要時,應請學者專家或上級主管機關派員
    參加。
七、整理及分析檔案資料
    檔案管理單位或人員應按類別整理擬鑑定之檔案,分析下列事項,並
    作成紀錄(格式 1)。
(一)檔案原有機關(構)之功能與職掌。
(二)檔案涵蓋時間及產生時間。
(三)檔案形式及保存狀況。
(四)檔案內容(敘述檔案涉及之人、事、物、時間及地點)。
(五)檔案產生之原因及目的。
(六)檔案完整程度。
(七)檔案內容影響層面及時效。
八、選擇鑑定方法 
    依辦理鑑定之目的(如修訂檔案保存年限區分表或定期辦理檔案清理
    或檔案因天災或事故毀損等)、檔案數量及檔案類別與性質,採下列
    方法進行:
(一)邀請學者專家鑑定:依機關及檔案性質邀請相關學者專家參與鑑定
      。
(二)舉辦公聽會:藉由公聽會方式聽取各方意見,凝聚共識。 
(三)邀請檔案關係人參與分析:邀請檔案當事人或利害關係人參與鑑定
      分析,提供其意見,作為鑑定判定之參考。 
(四)實地調查或訪問:實地至檔案產生地訪查相關人、事、物。 
(五)定量分析:檔案鑑定小組依機關特性,對於擇定之檔案保存價值鑑
      定標準賦予權重,續由鑑定小組成員分別依鑑定標準及保存年限綜
      合判定,以大多數成員所決定之檔案保存年限為檔案之保存價值(
      即是最大概似法則)。 
(六)定性分析:檔案鑑定小組成員依文件內容、來源、形式及需求程度
      等逐一過濾、綜合考量,以決定檔案價值。 
(七)其他適當方法:檔案性質單純或鑑定檔案數量較少時,由機關內部
      業務單位主管組成鑑定小組,採簡易鑑定方式召開會議商定。
九、擇定適用鑑定標準 
    依業務需要,得彈性選擇下列之鑑定標準,衡量檔案使用價值,並給
    予適當權重:
(一)原有價值:指檔案之本質及特性具有之原始價值,其評量指標如下
      :
      1.來源特性:指檔案產生機關(構)、團體或個人於社會上之地位
        、功能及影響力等特性。
      2.內容特性:指檔案所載事項之重要性、獨特性、時效性、真實性
        、機密性、發展性、影響廣泛性及完整性等特性。
      3.形式特性:指檔案文別、本別、存在時間及外觀型式等特性。
      4.替代特性:指檔案之不可替代性。
(二)行政價值:指得供行政機關作為執行業務之參考價值。 
(三)法律價值:指得表彰機關(構)權責或保障權益之價值。 
(四)稽憑價值:指得作為稽核憑證之價值,其評量指標如下: 
      1.檔案產生機關(構)地位、職權及功能之重要性。 
      2.檔案資料之可信度。 
      3.檔案功能之重要性。 
      4.與其他檔案之關聯性。 
      5.考評行政績效之參考性。 
      6.行政影響評估之可能性。 
(五)資訊價值:指得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值,其
      評量指標如下:
      1.內容之重要性。
      2.應用之需求。
      3.應用之限制。
(六)歷史價值:指得保存典章制度或作為史籍資料之價值。 
(七)管理成本:指典藏及維護檔案之成本效益。
十、選擇鑑定方式 
    應考量辦理鑑定之目的、檔案數量及檔案類別與性質,選擇逐件、逐
    案、逐類或抽樣方式進行。
十一、評估及判定檔案保存價值 
  (一)檔案鑑定小組依據擇定之鑑定方法、標準及方式,審酌下列事項
        ,評估及判定檔案之保存價值:
        1.影響國家安全及公益程度。
        2.典章或史料文物之價值。
        3.法律信證之維護。
        4.行政程序之稽憑。
        5.學術研究之參考。
        6.機關之特性。
        7.個人權益之維護。
        8.其他應審酌之重要事項。
  (二)檔案具有下列價值及性質者,應由主要業務運作機關永久保存:
        1.涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者,如十大建設計畫
          。
        2.涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定、修正及解釋者,如
          憲法增修、各機關內部規章等。
        3.涉及本機關組織沿革及主要業務運作者,如本機關組織職掌及
          辦事細則。
        4.對國家建設或機關施政具有重要利用價值者,如各機關施政計
          畫、施政報告等。
        5.具有國家或機關行政稽憑價值者,如條(公)約。
        6.具有國家、機關、團體或個人財產稽憑價值者,如不動產取得
          、登記及減損等。
        7.對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者,
          如拉法葉艦採購、眷村改建、公務人員任免等。
        8.具有獨特性、完整性之科技價值者,如衛星計畫。
        9.具有重要歷史或社會文化保存價值者,如慰安婦控訴及求償、
          日據時期地籍登記簿冊等。
        10. 屬重大輿情之特殊個案者,如核四興建之抗爭。
        11. 法令規定應永久保存者,如國民教育法第 6  條第 2  項規
            定國民中小學學生學籍資料;公司法第 183  條第 3  項規
            定股東會議事錄等。
        12. 其他有關重要事項而具有永久保存價值者。
  (三)檔案具下列價值及性質者,應審酌其歷史價值、法律價值及行政
        稽憑價值,列為永久保存:
        1.重大歷史事件,如 228  事件、美麗島事件等。
        2.重大災變,如 921  震災。
        3.公營事業機構組織沿革、董監事會設立(變更)、董監事會議
          、股東會議、年度經營績效、中長程計畫、重大轉投資計畫、
          移轉民營、重大技術合作與移轉、土地購置、出售與徵收。
        4.國際組織參與,如聯合國、WTO、GATT、APEC 等。
        5.國際協定簽署。
        6.原住民保留地管理、身分認定及經濟產業發展等。
十二、撰寫鑑定報告及提出建議 
  (一)鑑定小組應將鑑定之過程、結果及建議做成鑑定報告,並依行政
        程序陳核。檔案鑑定報告(格式 2)應記載下列事項:
        1.檔案原有機關(構)基本資料:包括機關(構)名稱、功能及
          職掌、沿革(說明機關成立時間、目的及組織變革等資料)。
        2.鑑定背景資料:包括鑑定原因、鑑定方法、鑑定標準及方式、
          鑑定遭遇之困難及處理情形、鑑定小組成員(說明成員之單位
          、職稱或頭銜等背景資料)。
        3.檔案描述:包括檔號(逐類鑑定填列分類號)、文件產生起迄
          日期、數量、原件或複製品、媒體型式、保存狀況、案名(列
          舉較重要案卷之案名)、檔案內容(著錄案情大要內容,包括
          重要案卷之案情,並指出檔案性質、重要性、重要結果或重要
          數據及附件等)、產生原因及目的、檔案特色(說明檔案性質
          特徵、涵蓋時間、檔案完整程度、內容影響層面及時效等事項
          )、限制應用之原因、與其他檔案之關係及相關鑑定案例等事
          項。
        4.鑑定結果:包括檔案保存年限修訂、銷毀、移轉、保存、應用
          等決策之建議。
  (二)採簡易鑑定方式,鑑定報告得就檔案鑑定報告要項扼要說明。
十三、鑑定報告送交
      完成鑑定報告後,應併同檔案銷毀目錄或檔案移轉目錄,依下列規
      定程序,送交檔案管理局審核:
      中央三級以下機關,均層報由上級中央二級機關彙整送交。