內政部消防署辦理會議注意事項

一、內政部消防署（以下簡稱本署）為提升會議議事運作效能，特訂定本
    注意事項。

二、會議主辦單位應先確定會議主題，彙整相關單位（機關）意見，研擬
    會議議程，並準備相關資料後，始得召開會議。

三、主辦單位應將開會通知及議程資料於會前提供出（列）席人員。

四、機敏會議之召開，各單位應依下列原則辦理：
（一）會議召集：
      1.會議議事範圍涉及機敏事項者，應事先核定機密等級，並由主席
        或指定人員於會議開始及結束時口頭宣布，請與會人員注意保密
        。
      2.機敏會議出（列）席人員，應於會前確認出（列）席人員及人數
        ，如有人員不克出席者，應視會議機密等級，決定是否指派代理
        人員；出（列）席人員名冊應於會前送呈會議主持人。
      3.機敏會議之召開得視會議性質及機密等級，請與會人員簽署保密
        切結書，並於該次會議結束前繳回已簽署之保密切結書。
（二）會場管理：
      1.使用單位（機關）應指派人員負責管制人員出入會議室，並確認
        其身分；必要時，得製作出席證，以加強門禁管制。
      2.會議室應設置通訊設備置放櫃，供與會人員將手機或平板電腦等
        通訊設備關機或調整為靜音模式後，置於櫃內。
      3.出入會場之人員，嚴禁攜帶任何危險或易燃物品，如有違規或危
        害會議場所及人員安全之行為，主席或會議工作人員得制止或令
        其離席。
      4.使用單位（機關）於會議結束後，應提醒與會人員取回手機或平
        板電腦等通訊設備。
（三）會議文書：
      1.機敏會議開會通知及資料應視機密等級核列密等。
      2.會議資料得於事前寄發與會人員或現場分送，如為事前提供，應
        密封交遞，並請與會人員於會議當日攜帶出席。
      3.會後請與會人員繳回會議資料，並視需要銷毀；與會人員有將資
        料攜回之需求者，其應負妥善保管及保密責任。
      4.使用單位（機關）應於會後檢視會場，對留置文件及廢紙等做妥
        善處理，作廢之會議資料，應即銷毀。
      5.會議紀錄應視機密等級核列密等；如須周知未出席單位或人員，
        得摘錄通知。

五、遇有突發重大事件，需緊急處理時，主辦單位得經署長同意後，臨時
    邀集相關單位（機關）開會，議程資料並於會場分送。

六、未指定出（列）席人員之會議，各單位應依下列原則，指派人員與會
    ：
（一）署長主持之會議，應由單位主管與會，所屬機構由首長與會。
（二）副署長主持之會議，應由單位簡任非主管級以上人員與會，所屬機
      構由副首長級以上人員與會。
（三）主任秘書主持之會議，應由單位科長級以上人員與會，所屬機構由
      幕僚長級以上人員與會。
（四）其他會議，由單位指派適當層級人員與會。
    前項人員因故未能親自出席時，應指派適當人員代表與會，並將出席
    人員更動情形告知主辦單位，俾供主席參考。單位不派員時，亦同。

七、同一事由之會議，單位應指派同一人員出（列）席。但原指派人員因
    故無法出（列）席時，得指派其他嫻熟該事由之人員與會。

八、出（列）席人員應於會前詳閱議程資料，若有修正意見或補充資料，
    應於會前提供主辦單位彙辦。

九、出（列）席人員應遵守開會時間，提前入座，避免延宕議事進行。