內政部消防署檔案檢調作業要點

一、檔案調閱
（一）調閱檔案應由業務承辦人親自調卷，並以與承辦業務有關者為限。
（二）調閱檔案應填寫調卷單，一案一單，由調卷人填寫年度、收發文號
      、檔號及案由、經單位主管簽章後，送檔案管理單位，並將相關資
      料填入「調閱檔案登記簿」，始得調閱。
（三）調閱同單位，而非該科承辦案件之檔案，應先送請該主管科主管同
      意，並在調卷單上簽單後，方可調閱。
（四）調閱其他組、室、中心案件者，應先送請該管案件承辦人及單位主
      管同意，並於調卷單上簽章後，方可調閱。
（五）調卷人不得在檔案管理處所，擅自撿取或翻閱抄錄案卷。
（六）調閱之檔案，由檔案管理單位彌封後交予調卷人，調卷人不得洩密
      、拆散、塗改、抽換、增損、併案、轉借、遺失。
（七）調閱之檔案如有遺失，調卷人除應負權責補救外，檔案管理單位並
      得視情節輕重簽請議處。
（八）調卷人離職時，必須將所借檔案歸還，檔案管理單位始於其離職單
      蓋章證明。

二、檔案歸還
（一）調閱檔案以十五日為限，屆期仍須繼續使用，調卷人應再填具調卷
      單乙份，洽請續借，但檔案管理單位得隨時視業務需要，催促調卷
      人還卷。
（二）調閱檔案期限屆滿，檔案管理單位應填具催還單，通知調卷人還卷
      ，除經同意續借外，經洽催三次仍未歸還時，得簽請議處。
（三）檔案管理單位對歸還之檔案文件應詳加檢查，如發現塗改、增減、
      抽換、拆散等情事，得簽報機關首長處理。

三、機密文件
（一）調閱機密文件，由檔案管理人員當長拆除密件信封並彌封文件後，
      再交予調卷人；還卷時，由檔案管理人員當場清查無誤後裝（彌）
      封，由調卷人簽章，始完成程序。
（二）其他調閱及還卷方式，與一般公文同。

四、其他
（一）因業務需要，需調閱其他機關主管業務檔案時，應由業務承辦單位
      自行簽辦單位自行簽辦公文函送該機關同意後，始可辦理。
（二）他機關調閱本署檔案者，應正式具文，並經該文件承辦單位簽請首
      長同意後，始可至本署檔案管理單位調閱檔案影印後函送，正本一
      律不外借他機關。