一、依據：內政部九十二年三月三十一日台內秘字第０９２００６０６８ ９號函送「內政部部長電子信箱處理作業規定」辦理。
二、目的：為提昇本署處理內政部部長信件之效率及品質，院長電子信箱 信件亦適用之。
三、處理時限及方式： (一) 第一類信件：各單位應於接獲來信之次日前陳核完畢，連同原件交 綜合企劃組統一回復來信者及歸檔。 (二) 第二類信件：由綜合企劃組辦理存查及歸檔，並影送各相關單位參 考。 (三) 如為緊急案件依實際指定期限按前述程序辦理。
四、處理權責劃分： (一) 綜合企劃組：擔任本署部長信箱窗口專責收發及聯絡人，配合院長 電子信箱，專責本信箱之處理、稽催等事宜。 (二) 各單位於收到信件後應即轉交承辦人員辦理，如遇差假時，應由職 務代理人代為處理，不得積壓延誤時效。
五、信件如需改分或非本署業務，各單位應於收信時立即通知綜合企劃組 辦理。
六、回覆信件時，宜避免公文用語及格式，文字表達應具體明確、親切、 口語化、勿用指責語氣，並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢。 (範例如附件二)
七、處理信件時，應確實依電腦處理個人資料保護法等相關規定辦理，確 保民眾隱私權益。
八、督導及考核： (一) 本項工作列入內政部暨本署九十二年度實施績效獎金評核作業計畫 之共同性衡量指標項目。 (二) 內政部將組成小組辦理查考 (查考項目如附件一) ，由綜合企劃組 依查考項目提供相關書面資料備查，並依查考成績辦理獎懲。