內政部消防署辦理採購案件注意事項

修正日期:92/07/23 檢視歷史法規
發布文號:消署秘字第1120100652號
一、為增進本署採購效益及預算執行效益,特訂定本注意事項。
二、技術規格:
 (一) 公告金額新台幣一百萬元以上 (以下同) 之採購,應依功能或效益
      訂定招標文件之技術規格。其有國際標準或國家標準者,應從其規
      定。未達公告金額 (一百萬元以下) 之財物採購案件,由需求之業
      務單位綜合考量,比照辦理。
 (二) 業務單位所擬定、採用或適用之技術規格,應切實依照採購法第二
      十六條及行政院公共工程委員會九十年十一月九日 (九十) 工程企
      字第九○○四三七九三號函頒政府採購法第二十六條執行注意事項
       (請參閱政府法採購法令彙編) 辦理,在目的及效果上均不得限制
      競爭。
 (三) 預算編列項目內達公告金額以上 (一百萬元以上) 之採購案件,業
      務單位應於預算年度起成立「規格小組」 (得由本署業管人員、縣
       (市) 消防機關位或外聘專家、學者組成) ,至遲應於預算年度四
      月底前完成規格擬訂定,簽送採購單位辦理招標採購。業務單位應
      依前述期限列管預算執行時程。但非屬預算書所列之財物採購項目
      者得視需求而定。
 (四) 技術規格之訂定,應附「規格研訂及審查小組」 (以下簡稱規格小
      組) 會議紀錄並以書面列明符合規格規定一般至少三家以上之廠牌
      型號並分析其所列廠牌目前均有製造、供應,容易取得,價格合理
      ,能確保採購品質,且無代理商、經銷商獨占或聯合行為之情事;
      其價格、功能、效益、標準及特性,均屬相當者,作為證明未限制
      競爭之依據,以減少採購案件發生異議、陳情、檢舉等爭議。
 (五) 技術規格之內容,應附具「規格審查表」 (如附件一參考資料格式
      ) 、「驗收標準檢查表」 (如附件二參考資料格式) ,作為招標文
      件制定、審標、履約管理及驗收之依據,並基於財物使用必要,訂
      定有關履約期限、交貨地點及方式、履約管理、驗收方式、保固維
      護等履約條件,供採購單位列為契約規定。
 (六) 技術規格訂定後,業務單位應檢附電子檔送採購單位憑辦電子領標
      招標作業。
三、招標及監辦:
 (一) 業務單位擬定技術規格後,由採購單位訂定招標文件 (包括招標須
      知、契約稿等) ,辦理上網公告,刊登「政府採購公報」,進行後
      續採購程序。
 (二) 查核金額 (五千萬元) 以上財物採購案件,應於等標期或截止收件
      日五日前,由採購單位檢送預算資料、招標文件及相關文件,報請
      內政部派員監辦。
 (三) 公告金額 (一百萬元) 以上採購案件,採購單位應於資格標開標前
      以書面通知監辦單位 (包括會計室及政風室) 派員監辦,監辦人員
      會同監辦採購,應實地監視或書面審核開標、比價、議價、決標及
      驗收等是否符合政府採購法規定。監辦人員採書面審核,應經署長
      或其授權人員核准 (核准文件應送採購承辦人憑辦) 。
 (四) 未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購案件之監辦,依「中央
      機關未達公告金額採購監辦辦法」辦理。
 (五) 底價之訂定:
      1.業務單位應基於技術、品質、功能、履約地、履約條件或使用效
        益等差異,據以擬定「預估金額」,作為底價核定人員之參考。
      2.業務單位提出預估金額,翔細評估分析後,由承辦採購單位簽報
        署長或其授權人員核定。但重複性採購或未達公告金額之採購,
        得由採購單位逕行簽報核定。底價訂定後應嚴守秘密,不得洩漏
        。
      3.公開招標採分段開標者,其底價應於第一階段開標前完成訂定。
四、開標審標:
 (一) 審標人員除業務單位之人員外,得由「規格小組」成員協助審標。
 (二) 規格標之審查應依招標文件及規格規定詳細對照「規格審查表」予
      以審標,並作成「書面審標紀錄」,經審標人員簽名確認後,交監
      辦單位檢視確認,再由採購單位作為登錄開標紀錄中規格標審標結
      果之依據。
 (三) 審標人員應依招標文件之內容,審查廠商投標文件,其有疑義者,
      得通知投標廠商提出說明,審查結果應通知投標廠商,對不合格廠
      商,應敘明原因。
 (四) 依前項規定通知廠商,審查結果應儘速通知,最遲不得逾決標或廢
      標日十日。
 (五) 審標人員不得要求或接受投標廠商修改投標文件資料或內容,但屬
      內容不明確、不一致或明顯打字書寫錯誤之情形,且不影響標價者
      ,審標人員始得允許廠商補正。
五、決標:
 (一) 業務單位簽辦採購案件,應依採購標的性質兼顧採購效益,參照採
      購法第五十二條載明決標方式。
 (二) 辦理採購採最低標決標時,如認最低標廠商之總標價或部分標價偏
      低顯不合理,且有降低品質、不能誠信履約之虞或其他特殊情形者
      ,開標主持人員得限期通知該廠商提出說明或擔保。逾期未提出者
      ,得不決標予該廠商,並以次低標廠商為最低標廠商 (參照行政院
      公共工程委員會發布之「依政府採購法第五十八條處理總標價低於
      底價百分之八十案件之執行程序」) 。
 (三) 公告金額以上採購之招標,除有特殊情形外,採購單位應於決標後
      一定期間 (決標日起三十日) 內將決標結果之公告刊登於政府採購
      公報,並以書面通知各投標廠商。無法決標者,亦同。
 (四) 經比減價程序決標之案件,應要求廠商予以單價分析並列入契約附
      件。
六、履約管理:
 (一) 業務單位對於得標廠商應善盡履約管理責任,並要求廠商於訂約後
      檢附履約進度流程 (以甘特圖或表格方式) 備查。
 (二) 業務單位應履行查驗之責,於廠商履約期間就履約情形辦理查驗、
      測試或檢驗,以掌握履約進度及交貨品質,並檢具書面文件送採購
      單位備查,以避免廠商未完成履約即先行報驗。
 (三) 業務單位之履約管理得以傳真書面審核或實地查驗、測試、檢驗等
      方式行之。
七、驗收:
 (一) 廠商書面報驗時,得要求廠商隨函檢附交貨之書面證明資料 (如進
      口報單、公證證明、檢測證明等) 、貨品外觀 (如包裝、廠牌、型
      號等) 之相片或彩色列印圖片。交貨項目含有應用系統軟體開發 (
      AP) 者併附光碟,俾業務單位及採購單位於報驗文件內,瞭解廠商
      交貨狀況,以杜絕廠商虛偽報驗之情事。
 (二) 採購單位於收到廠商之書面報驗函 (含相關資料) 後,應即簽報署
      長指定驗收主持人,並同時分會業務單位審核書面報驗之資料是否
      符合驗收要求,據以排定驗收行程及時間,若書面資料有缺漏時,
      業務單位應即限期 (以報驗當日為原則) 廠商補齊相關資料,否則
      得不予受理該書面報驗,並由採購單位以傳真或電話方式通知不受
      理報驗。
 (三) 採購之財物涉及數個安裝地點或屬訂作打造者,應於規格中就履約
      各重要階段或分批供應之部分分別訂明其期限,並採分段查驗或驗
      收方式辦理。
八、送交貨品:
 (一) 財物採購之貨品完成驗收後,應即送達安裝;如涉及送交數個交貨
      地點之案件,業務單位應擬具點收單 (含項目、廠牌、型號、數量
      等) 依契約規定之期限內,要求廠商負責送達貨品 (逾期仍依契約
      相關條款計罰) ,並由配發單位依點收單內容清點後簽名送還採購
      單位。
 (二) 貨品均依前項規定完成送達點收後,採購單位應即日通知廠商開立
      發票,據以辦理核銷付款 (含秘書室之財產登錄或移撥作業) 。
 (三) 公告金額 (一百萬元) 以上採購案件,應於簽辦核銷時填具結算驗
      收證明書或其他類似文件。未達公告金額採購案件,得免填具。
九、爭議處理:
 (一) 受理採購異議案件時,採購單位應即簽會相關業務單位,由業務單
      位以急件方式處理,該案如有成立「規格小組」者,則應會同辦理
      ,俾採購單位於法定限期內 (收受異議之次日起十五日內) 為適當
      之處理,並將處理結果以書面通知提出異議之廠商。異議逾法定期
      間者,應不予受理並以書面通知該廠商。異議為不受理之決定時,
      業務及採購單位仍得評估其事由,於認其異議有理由時,採行撤銷
      或變更原處理結果或暫停採購程序之進行。
 (二) 廠商不服異議之處理結果,向採購申訴委員會提出申訴時,採購單
      位應即簽會相關業務單位,業務單位應以特急件方式處理,俾採購
      單位於法定限期內 (收受申訴書副本之次日起十日內) ,以書面向
      該管採購申訴審議委員會陳述意見。
 (三) 廠商提出異議或申訴者,業務及採購單位評估其事由,認其異議或
      申訴有理由者,採購單位應上網公告撤銷、變更原處理結果,或暫
      停採購程序之進行。但為緊急情況或公共利益之必要,或其事由無
      影響採購之虞者,不在此限。
 (四) 履約爭議未能達成協議者,得以申請調解或提付仲裁方式處理,業
      務單位及採購單位均應主動積極處理。
十、其他參考事項如下:
 (一) 政府採購錯誤行為態樣 (請參閱政府法採購法令彙編) 。
 (二) 本署財物採購契約範例 (請參閱政府法採購法令彙編之採購契約要
      項) 。
十一、本注意事項所定公告金額、查核金額係依行政院公共工程委員會 8
      8.4.2  (八八) 工程企字第八八○四四九○號函之規定,該會有修
      正者亦配合修正。