內政部消防署辦理採購案件注意事項

修正日期:96/12/03 檢視歷史法規
發布文號:消署秘字第1120100652號
一、內政部消防署(以下簡稱本署)為強化辦理採購及預算執行效益,特
    訂定本注意事項。
二、技術規格:
(一)公告金額以上採購案件,應依功能或效益訂定招標文件之技術規格
      。其有國際標準或國家標準者,應從其規定,並確認該標準是否有
      修正及其適用範圍。未達公告金額之採購案件,由提出採購申請之
      業務單位(以下簡稱業務單位)綜合考量,比照辦理。
(二)業務單位所擬定、採用或適用之技術規格,應切實依照政府採購法
      (以下簡稱採購法)第二十六條及行政院公共工程委員會九十年十
      一月九日(九十)工程企字第九○○四三七九三號函頒政府採購法
      第二十六條執行注意事項辦理,在目的及效果上均不得限制競爭。
(三)預算編列項目內達公告金額以上採購案件,業務單位應於預算年度
      起成立規格小組(得由本署業管人員、縣(市)消防機關或外聘專
      家、學者組成),至遲應於預算年度四月底前完成規格訂定,簽送
      採購單位辦理招標採購。如前有雷同之招標案例或係委由規劃設計
      等技術服務廠商辦理者,經簽奉核可,得免成立規格小組。業務單
      位應依前述期限列管預算執行時程。但非屬預算書所列之採購項目
      者得視需求而定。
(四)技術規格之訂定,應附規格小組審查會議紀錄並以書面列明符合規
      格規定原則至少三家以上之廠牌型號並分析其所列廠牌目前均有製
      造、供應,容易取得,價格合理,能確保採購品質,且無代理商、
      經銷商獨占或聯合行為之情事;其價格、功能、效益、標準及特性
      ,均屬相當者,作為證明未限制競爭之依據,以減少採購案件發生
      異議、陳情、檢舉等爭議。
(五)巨額以上採購案件,業務單位應依機關提報巨額採購使用情形及效
      益分析作業規定,簽奉核准再移採購單位辦理採購。採購項目屬共
      同供應契約項目者,應依內政部消防署集中採購電子化作業須知辦
      理。
(六)技術規格訂定後,業務單位應依採購案件需求,併同檢附採購案件
      申請書(如附表一)、預算金額表(如附表二)、規格審查表(如
      附表三)、驗收審查表(如附表四)、財物採購自我檢核表(如附
      表五,查核金額以上適用),簽奉機關首長或其授權人員核可後,
      移送採購單位作為招標文件制定依據。
(七)奉  核之規格文件,由業務單位填具採購案件移辦複核單(如附表
      六)確實完成複核後,併同規格電子檔,移採購單位再複核後憑辦
     招標作業。
► 下載附件圖表
三、招標及監辦:
(一)業務單位擬定技術規格後,交採購單位依據採購法令,訂定投標商
      廠資格及其它招標文件(包括招標須知、契約稿等),辦理上網公
      告,刊登政府採購公報,進行後續採購程序。
(二)查核金額以上採購案件,應於等標期或截止收件日五日前,由採購
      單位檢送預算資料、招標文件及相關文件,報請上級機關派員監辦
      。
(三)採購單位應於開標或驗收前以採購案件通知書(如附表七)通知開
      標或驗收主持人、業務單位、監辦單位(包括會計室及政風室)派
      員辦理開標、驗收、監辦等事宜。監辦單位若不克派員,應於採購
      案件通知書上,依監辦辦法規定簽請機關首長或其授權人員核准,
      採書面審核(核准文件應送採購單位憑辦)。
(四)未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購案件之監辦,依中央機
      關未達公告金額採購監辦辦法辦理。
(五)流標或廢標案件,為增進採購效益,除特殊情形外,應由採購單位
      於流標或廢標紀錄作成後,即刻上網辦理下次招標且不受三家投標
      廠商限制。若經三次流標或廢標者,採購單位應將案件移還業務單
      位檢討後再辦。
► 下載附件圖表
四、底價訂定:
(一)底價訂定原則,除下列情形外,均應訂定底價﹕1.訂定底價確有困
      難之特殊或複雜案件。2.以最有利標決標之採購。3.小額採購(新
      臺幣十萬元以下)。
(二)有前項不訂底價情形之一者,應由業務單位於申請採購時敘明下列
      事項﹕1.理由。2.決標條件(如以固定金額或固定費率)。3.決標
      原則(如最低標、最有利標、最高標)。
(三)底價訂定時機﹕
      1.公開招標應於開標前定之(流標案件則免)。公開招標採分段開
        標者,底價應於第一階段開標前訂定。
      2.選擇性招標應於資格審查後之下一階段開標前定之。
      3.限制性招標應於進行議價或比價前參考廠商之報價定之。
      4.未達公告金額之採購,其金額逾公告金額十分之一,並公開取得
        三家以上廠商之書面報價或企劃書者,應於進行比價或議價前定
        之。
(四)查核金額以上工程採購案件,業務單位應依行政院暨所屬機關工程
      採購底價審議原則規定,成立底價審議小組,作成審查結論及建議
      底價。
(五)採購單位應於開標日三日前,檢附相關招標公告資料,陳請機關首
      長或其授權人員指派開標主持人及底價核定人。
(六)業務單位應依採購單位備妥之底價表(如附表八)、預估底價金額
      分析表(如附表九)提出預估底價金額及其評估分析後,由承辦採
      購單位簽報底價核定人核定。
(七)底價核訂後應依採購法第三十四條第三項規定,在決標前應予保密
      ,不得洩漏,決標後除有特殊情形外,應予公開。
(八)底價於開封後,因故未能決標者,採購單位應陳請開標主持人於開
      標當場將底價重新彌封,落實底價保密原則。底價如須修正者,應
      由業務單位依法令簽奉核可後辦理。
► 下載附件圖表
五、開標審標:
(一)資格標由採購單位依資格審查表(如附表十)於開標當場辦理審查
      ,審查結果移請監辦單位(會計室、政風室)檢視確認後,再陳請
      主持人宣布資格標審標結果,續辦理價格標事宜;若依招標文件規
      定需進行規格標審查者,則移請業務單位辦理規格標審查或辦理評
      選作業。
(二)需進行規格標審查者,應於資格標宣布後,由採購單位會同當場與
      會人員,彌封投標廠商規格文件暨標單封及底價封後,再移業務單
      位攜回辦理審標,彌封文件應於決標後併案存檔,以作日後爭議時
      佐證文件。
(三)業務單位審標人員除業務單位之人員外,得由規格小組成員協助審
      標。其須辦理評選者,應依本署函頒之內政部消防署辦理採購案評
      選作業說明辦理。
(四)規格標審標人員應依招標文件及規格規定,詳細對照規格審查表予
      以審標,審標結果應經業務單位主管人員確認後,再移送採購單位
      。業務單位審查期間有疑義者,應由其業務單位主管確認後,會同
      採購單位依細則第六十條規定通知投標廠商澄清、說明,審標人員
      不得要求或接受投標廠商修改、補充投標文件資料或內容。
(五)採購單位應將業務單位審標結果請監辦單位(會計室、政風室)、
      開標主持人檢視業務單位之確認簽核文件後,陳請主持人宣布規格
      標審標結果,再辦理價格標(決標)事宜。
(六)開標場所辦理資格開標及決標時,採購單位應進行錄影,錄影資料
      併同採購案件存檔,同時將錄影資料拷貝一份,移請政風室查收。
(七)前項審查結果,採購單位應儘速通知投標廠商,最遲不得逾決標或
      廢標日十日。
► 下載附件圖表
六、決標:
(一)業務單位簽辦採購案件,應依採購標的性質兼顧採購效益,參照採
      購法第五十二條載明決標方式。
(二)採最低標決標時,如認最低標廠商之總標價或部分標價偏低顯不合
      理,且有降低品質、不能誠信履約之虞或其他特殊情形者,開標主
      持人員得限期通知該廠商提出說明或擔保。逾期未提出者,得不決
      標予該廠商,並以次低標廠商為最低標廠商(參照行政院公共工程
      委員會發布之依政府採購法第五十八條處理總標價低於底價百分之
      八十案件之執行程序辦理)。
(三)公告金額以上採購之招標,除有特殊情形外,採購單位應於決標後
      一定期間(決標日起三十日)內將決標結果之公告刊登於政府採購
      公報,並以書面通知各投標廠商。無法決標者,亦同。
(四)經比減價程序之決標案件,採購單位應要求廠商簽約前提供單價分
      析並列入契約附件。
(五)決標後採購單位應依投標須知規定要求廠商於規定之期限內及數額
      ,完成履約保證金之繳納。
七、履約管理:
(一)履約期間應由業務單位善盡履約管理責任,對廠商各項申請作業,
      業務單位應本於權責積極協助廠商解決。有樣品審查需求者,應依
      內政部消防署樣品審查作業注意事項辦理。
(二)業務單位應履行查驗之責,於廠商履約期間就履約情形辦理查驗、
      測試或檢驗,以掌握履約進度及交貨品質,並檢具書面文件送採購
      單位備查,以避免廠商未完成履約即先行報驗。
(三)業務單位之履約管理得以傳真書面審核或實地查驗、測試、檢驗等
      方式行之。
八、驗收:
(一)廠商書面報驗時,得要求廠商隨函檢附交貨之書面證明資料(如進
      口報單、公證證明、檢測證明等)、貨品外觀(如包裝、廠牌、型
      號等)之相片或彩色列印圖片。交貨項目含有應用系統軟體開發(
      AP)者併附光碟,俾業務單位及採購單位於報驗文件內,瞭解廠商
      交貨狀況,以杜絕廠商虛偽報驗之情事。
(二)採購單位於收到廠商之書面報驗函(含相關資料)後,應即簽報機
      關首長或授權人員指定驗收主持人,並同時分會業務單位審核書面
      報驗之資料是否符合驗收要求,據以排定驗收行程及時間,若書面
      資料有缺漏時,業務單位應即限期(以報驗當日為原則)廠商補齊
      相關資料,否則得不予受理該書面報驗,並由採購單位先行以傳真
      或電話方式通知廠商不受理報驗,後補公文退回相關報驗資料。
(三)查核金額以上採購案件應由採購單位依法令規定之期限內陳請上級
      機關派員監驗。
(四)採購之財物涉及數個安裝地點或屬訂做打造者,應於規格中就履約
      各重要階段或分批供應之部分分別訂明其期限,並採分段查驗或驗
      收方式辦理。
(五)工程暨財物採購案件,業務單位應派遣科長以上人員(或授權代理
      人員)率同承辦人,依據採購案件規格及驗收審查表辦理會驗。勞
      務採購案件應由業務單位依據細則第九十條之一以書面或召開會議
      方式辦理審查。
(六)驗收前業務單位應詳實逐項檢(審)視驗收審查表與契約及相關附
      加條款等資料有無差異及不同,以免發生驗收項目漏列情形。
(七)廠商驗收時交付之書面文件(如公證單位證明、檢測報告等)由業
      務單位依契約規定辦理審查,必要時函請發證單位查證其真偽。
(八)辦理驗收時應由採購單位製作紀錄,由參加驗收人員及廠商會同簽
      認。驗收結果與契約、圖說、貨樣規定不符者,應依契約規定通知
      廠商限期改善、拆除、重作、退貨或換貨,據以辦理複驗作業。複
      驗時除應針對前次不合格項目慎重辦理驗收外,對於前次合格項目
      得視需求再抽查複核。
(九)巨額案件驗收合格啟用一年後,業務單位應依機關提報巨額採購使
      用情形及效益分析作業規定提報使用情形。
九、送交貨品、核銷作業:
(一)財物採購之貨品完成驗收後,應即送達安裝;如涉及送交數個交貨
      地點之案件,業務單位應擬具送貨簽收單(如附表十一,含項目、
      廠牌、型號、數量等)依契約規定之期限內,要求廠商負責送達貨
      品(逾期仍依契約相關條款計罰),並由受配單位依送貨簽收單內
      容清點後,加蓋簽收單位章及簽名送還採購單位。
(二)貨品依前項規定完成配送後,由廠商檢附送貨簽收單、發票、保固
      保證金等件函送本署,據以辦理請款作業。
(三)採購單位收到廠商請款文件後,應會核業務單位查證是否於期限內
      ,確實完成配送,再移由採購單位連同發票(收據)、驗收有關文
      件、分期付款表(如非分期付款案件則免附)及廠商帳戶資料辦理
      核銷作業,如為財產(物品)應請秘書室辦理財產登錄或移撥作業
      。
(四)公告金額以上採購案件,應於簽辦核銷時填具結算驗收證明書或其
      他類似文件。未達公告金額採購案件,得免填具。
► 下載附件圖表
十、保固﹕
(一)驗收合格後,依契約規定進入保固期者,業務單位應於保固期內,
      依契約規定督促廠商進行保固。保固期屆滿前,業務單位應確認廠
      商是否依約完成保固,完成者應通知廠商申退保固保證金。
(二)廠商申請退還保固保證金者,由採購單位以會核單(如附表十二)
      會請業務單位表示意見後,憑辦後續退款作業。
► 下載附件圖表
十一、爭議處理:
  (一)招標期間受理採購異議案件時,採購單位應即陳請業務單位業管
        副首長召集相關單位(業務單位、會計室、政風室,必要時法制
        科列席)以為因應。若屬規格事項,應由業務單位以急件方式,
        儘速會同規格小組(含規劃、設計單位)辦理,俾採購單位於法
        定限期內(收受異議之次日起十五日內)為適當之處理,並將處
        理結果以書面通知提出異議之廠商。
  (二)異議逾法定期間者,應不予受理並由採購單位以書面通知該廠商
        。為不受理異議之決定時,業務及採購單位仍得評估其事由,於
        認其異議有理由時,自行撤銷或變更原處理結果或暫停採購程序
        之進行。
  (三)開標時尚有異議案未完成處理者,採購單位應陳請開標主持人辦
        理開標狀態保留(將相關投標文件封存),俟釐清後再為適法處
        理。
  (四)廠商不服異議之處理結果,向採購申訴委員會提出申訴時,採購
        單位應即簽會相關業務單位,業務單位應以特急件方式處理,俾
        採購單位於法定限期內(收受申訴書副本之次日起十日內),以
        書面向該管採購申訴審議委員會陳述意見。
  (五)廠商提出異議或申訴者,業務及採購單位評估其事由,認其異議
        或申訴有理由者,採購單位應上網公告撤銷、變更原處理結果,
        或暫停採購程序之進行。但為緊急情況或公共利益之必要,或其
        事由無影響採購之虞者,不在此限。
  (六)履約爭議未能達成協議者,得以申請調解或提付仲裁方式處理,
        業務單位及採購單位均應主動積極處理。
十二、本注意事項所定公告金額、查核金額係依行政院公共工程委員會八
      十八年四月二日(八八)工程企字第八八○四四九○號函之規定,
      該會有修正者亦配合修正。
十三、本署所屬機關準用本注意事項之規定。
十四、其他參考事項:
  (一)政府採購法第二十六條執行注意事項。
  (二)機關提報巨額採購使用情形及效益分析作業規定。
  (三)內政部消防署集中採購電子化作業須知。
  (四)行政院暨所屬機關工程採購底價審議原則。
  (五)內政部消防署辦理採購案評選作業說明。
  (六)依政府採購法第五十八條處理總標價低於底價百分之八十案件之
        執行程序。
  (七)內政部消防署樣品審查作業注意事項。
  (八)政府採購錯誤行為態樣(請參閱採購法令彙編)。
  (九)工程會函頒之採購契約範例(請參閱採購法令彙編之採購契約要
        項)。