內政部消防署辦理部長電子信箱作業注意事項

修正日期:94/12/16 檢視歷史法規
發布文號:消署企字第0991105990號
一、參考規定:內政部 94 年 1  月 4  日台內秘字第 0940068025 號函
    送「內政部部長電子信箱處理作業規定」。
二、目的:為加強本署處理內政部部長電子信箱案件之效率及品質,院長
    電子信箱信件亦適用之。
三、處理時限:
 (一) 第一類信件:各單位應於接獲來信之次日前陳核完畢,連同原件交
      綜合企劃組統一回復來信者及歸檔;如為緊急案件,則由綜合企劃
      組指定期限按前述程序辦理。
 (二) 第二類信件:無需回復,由綜合企劃組辦理存查及歸檔,並影送相
      關單位參考。
四、處理權責劃分及處理方式:
 (一) 綜合企劃組:
      1.擔任本署部長信箱聯絡人,負責收信、登錄、分文、管制稽催、
        線上回覆及結案歸檔 (如有民眾回覆不滿意之信件亦同) ,並配
        合院長電子信箱,專責本信箱之相關事宜。
      2.內政部定期辦理查考時 (項目如附件一) ,提供相關書面資料備
        查。
 (二) 各業務單位:
      1.於收到信件後應即轉交承辦人員辦理,如需改分其他單位或非本
        署業務,應於收信時立即通知綜合企劃組辦理改分或退信作業;
        如遇差假時,應由職務代理人代為處理,不得積壓延誤時效。
      2.案情複雜或有交查需要,無法於期限內完成時,宜向民眾敘明初
        步處理、交辦情形、後續查處結果覆知方式,先行簽結;該類信
        件之後續處理均應副知綜合企劃組。
      3.回覆信件時,應使用指定格式及用語 (範例如附件二) ,文字表
        達宜具體明確、親切、口語化、避免公文用語及指責語氣,文末
        並註明承辦人及聯絡電話,以便民眾查詢。
      4.遇民眾反映不滿意信件,應依限針對不滿意理由就法令規定及處
        理方式,填報檢討情形,陳核後,交綜合企劃組辦理結案,如需
        長期改進則辦理列管。
      5.處理信件時,應確實依電腦處理個人資料保護法等相關規定辦理
        ,確保民眾隱私權益。
      6.各單位對於社會關切或攸關民眾權益事項,應填具提陳表 (如附
        件三) 並檢附相關 FAQ  或政令宣導資料,陳核後交由綜合企劃
        組辦理。
► 下載附件圖表
五、督導及考核:
 (一) 本項工作列入內政部暨本署年度實施績效獎金評核作業計畫之共同
      性衡量指標項目。
 (二) 每年度以處理信件數取前三名承辦人員辦理敘獎,但未達 5  件者
      不予獎勵。
 (三) 綜合企劃組每月依內政部來文辦理執行績效檢討,各案處理時效明
      細並應公布周知。