內政部消防署辦理部長電子信箱作業注意事項

修正日期:96/09/19 檢視歷史法規
發布文號:消署企字第0991105990號
一、參考規定:內政部 96 年 9  月 13 日台內秘字第 0960147020 號函
    修正之「內政部部長電子信箱處理作業規定」。
二、目的:為加強本署辦理內政部部長電子信箱信件之效率及品質,院長
    電子信箱信件亦適用之。
三、處理時限:
(一)第一類信件:各單位應於接獲來信之次日前陳核完畢,連同原件交
      綜合企劃組統一回復來信者及歸檔;如為緊急信件,則由綜合企劃
      組指定期限按前述程序辦理;如為專案處理信件,則依內政部指示
      之處理原則辦理。
(二)第二類信件:無需回復,由綜合企劃組於接獲來信之次日前陳核完
      畢,並辦理歸檔及影送相關單位參考。
四、處理權責劃分及處理方式:
(一)綜合企劃組:
      1.專責擔任本署辦理部長電子信箱作業聯絡窗口,負責收信、登錄
        、分文、管制稽催、線上回復及結案歸檔(如有民眾回復不滿意
        之信件亦同)。
      2.內政部查考時,依查考項目提供相關書面資料備查。
(二)各單位:
      1.於收到信件後應即轉交承辦人員辦理,如需改分其他單位或非本
        署業務,應於收信時立即通知綜合企劃組辦理改分或退信作業;
        如遇差假時,應由職務代理人代為處理,不得積壓延誤時效。
      2.案情複雜或有交查需要,無法於期限內完成時,宜向民眾敘明初
        步處理、交辦情形、後續查處結果復知方式,先行簽結;該類信
        件之後續處理均應副知綜合企劃組。
      3.回復信件時,應填具簽辦單(如附件一),使用指定格式及用語
        ,文字表達宜具體明確、親切、口語化、避免公文用語及指責語
        氣,文末並註明承辦人及聯絡電話,以便民眾查詢。
      4.遇民眾反映不滿意信件,應依限針對不滿意理由就法令規定及處
        理方式,填報檢討情形,陳核後,交綜合企劃組辦理結案,如需
        長期改進則辦理列管。
      5.處理信件時,應確實依電腦處理個人資料保護法等相關規定辦理
        ,確保民眾隱私權益。
      6.各單位對於社會關切或攸關民眾權益事項,應填具提陳表(如附
        件二),並檢附相關 FAQ  或政令宣導資料,陳核後交由綜合企
        劃組辦理。
► 下載附件圖表
五、督導及考核:
(一)本項工作列入內政部暨本署年度績效評核作業計畫之共同性衡量指
      標項目。
(二)每年度以處理信件數取前三名承辦人員辦理敘獎,未達五件者不予
      獎勵。
(三)綜合企劃組每月依內政部來文辦理執行績效檢討,各信件處理時效
      明細並應發送各單位周知。