內政部消防署檔案檢調作業要點

修正日期:85/09/24 檢視歷史法規
發布文號:消署秘字第0910100397號
一、檔案調閱
(一)調閱檔案應由業務承辦人親自調卷,並以與承辦業務有關者為限。
(二)調閱檔案應填寫調卷單,一案一單,由調卷人填寫年度、收發文號
      、檔號及案由、經單位主管簽章後,送檔案管理單位,並將相關資
      料填入「調閱檔案登記簿」,始得調閱。
(三)調閱同單位,而非該科承辦案件之檔案,應先送請該主管科主管同
      意,並在調卷單上簽單後,方可調閱。
(四)調閱其他組、室、中心案件者,應先送請該管案件承辦人及單位主
      管同意,並於調卷單上簽章後,方可調閱。
(五)調卷人不得在檔案管理處所,擅自撿取或翻閱抄錄案卷。
(六)調閱之檔案,由檔案管理單位彌封後交予調卷人,調卷人不得洩密
      、拆散、塗改、抽換、增損、併案、轉借、遺失。
(七)調閱之檔案如有遺失,調卷人除應負權責補救外,檔案管理單位並
      得視情節輕重簽請議處。
(八)調卷人離職時,必須將所借檔案歸還,檔案管理單位始於其離職單
      蓋章證明。
二、檔案歸還
(一)調閱檔案以十五日為限,屆期仍須繼續使用,調卷人應再填具調卷
      單乙份,洽請續借,但檔案管理單位得隨時視業務需要,催促調卷
      人還卷。
(二)調閱檔案期限屆滿,檔案管理單位應填具催還單,通知調卷人還卷
      ,除經同意續借外,經洽催三次仍未歸還時,得簽請議處。
(三)檔案管理單位對歸還之檔案文件應詳加檢查,如發現塗改、增減、
      抽換、拆散等情事,得簽報機關首長處理。
三、機密文件
(一)調閱機密文件,由檔案管理人員當長拆除密件信封並彌封文件後,
      再交予調卷人;還卷時,由檔案管理人員當場清查無誤後裝(彌)
      封,由調卷人簽章,始完成程序。
(二)其他調閱及還卷方式,與一般公文同。
四、其他
(一)因業務需要,需調閱其他機關主管業務檔案時,應由業務承辦單位
      自行簽辦單位自行簽辦公文函送該機關同意後,始可辦理。
(二)他機關調閱本署檔案者,應正式具文,並經該文件承辦單位簽請首
      長同意後,始可至本署檔案管理單位調閱檔案影印後函送,正本一
      律不外借他機關。